Von der Idee zur Ausschreibung: Beratung für innovative Beschaffungsvorhaben

Innovative öffentliche Beschaffung beginnt lange vor der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen: bei einer klaren Bedarfsklärung, einem frühen Blick in den Markt und der Offenheit für neue Lösungswege. KOINNO unterstützt öffentliche Auftraggeber dabei, Innovationspotenziale systematisch zu erkennen, Ideen zu strukturieren und daraus konkrete, vergabefähige Vorhaben zu entwickeln. Die KOINNO-Beratung verbindet strategische Orientierung mit praktischer Umsetzung – von der Weiterentwicklung der Beschaffungsorganisation über Lieferanten- und Warengruppenmanagement, digitale Tools und innovative Vergabeinstrumente bis zur Begleitung konkreter Ausschreibungen.

Themen, die wir im Rahmen der KOINNO-Beratung für öffentliche Auftraggeber besprechen:

• Bedarfe schärfen und Innovationspotenziale frühzeitig identifizieren
• Markterkundungen, Challenges und Anbieteransprache strukturiert vorbereiten
• Geeignete Vergabeinstrumente auswählen und rechtssicher einordnen
• Pilotierungen, Prototypen und Erprobungsräume vergabefähig ausgestalten
• Ausschreibungsunterlagen innovationsfreundlich, wettbewerblich und praxistauglich entwickeln

Mehr Tempo für Vergaben: Was öffentliche Auftraggeber jetzt prüfen sollten

Das Vergabebeschleunigungsgesetz verfolgt das Ziel, öffentliche Beschaffung einfacher, schneller und digitaler auszugestalten. Es ist am 1. Juli 2026 in Kraft getreten und schafft vor allem dort neue Spielräume, wo Verfahren bislang durch hohe Nachweis-, Prüf- und Dokumentationsaufwände gebremst wurden.

Zu den zentralen Änderungen zählen unter anderem höhere Wertgrenzen für Direktaufträge, ein stärkerer Einsatz von Eigenerklärungen bei Eignungsnachweisen, erweiterte Möglichkeiten zur Nachforderung von Unterlagen sowie zusätzliche Ausnahmen vom Losgrundsatz bei bestimmten Infrastrukturvorhaben.

Für öffentliche Auftraggeber entsteht damit kein Automatismus, sondern ein klarer Umsetzungsauftrag: Prozesse, Zuständigkeiten und interne Standards sollten jetzt daraufhin überprüft werden, wie die neuen Spielräume vergaberechtskonform, transparent und innovationsfreundlich genutzt werden können.

KOINNO unterstützt dabei, die Änderungen einzuordnen, bestehende Vergabeprozesse anzupassen und Beschaffungsvorhaben gezielt auf mehr Tempo, Wettbewerb und Innovationszugang auszurichten.

Das Vergabebeschleunigungsgesetz: Das gilt es jetzt im Vergabeprozess zu beachten

• Wertgrenzen, Direktaufträge und interne Freigabeprozesse aktualisieren
• Eigenerklärungen und Nachforderungsprozesse standardisieren
• Dokumentation trotz Vereinfachung prüfsicher und nachvollziehbar halten
• Losbildung, Gesamtvergabe und Mittelstandsbezug sauber abwägen
• Markterkundungen nutzen, um innovative Anbieter frühzeitig einzubeziehen
• Vergabeunterlagen so gestalten, dass Tempo, Wettbewerb und Qualität zusammenwirken

Markterkundung: Den Markt verstehen, bevor die Ausschreibung startet

Wer gute Angebote erhalten will, sollte den Markt frühzeitig kennen. Eine gezielte Markterkundung macht sichtbar, welche Lösungen bereits verfügbar sind, welche Innovationen entstehen, welche Anbieter infrage kommen und wo Anforderungen realistisch, zu eng oder noch unklar formuliert sind. So wird aus einer ersten Bedarfsidee eine Ausschreibung, die präziser, wettbewerblicher und offener für innovative Lösungen ist.

KOINNO begleitet öffentliche Auftraggeber genau an dieser Schnittstelle: von der Bedarfsklärung und Ausformulierung einer Challenge über die Konzeption von Markterkundungen und der Veröffentlichung auf dem KOINNOvationsplatz bis zur Entwicklung passender Vergabestrategien. Ziel ist es, Ausschreibungen so vorzubereiten, dass sie rechtssicher, verständlich für den Markt und anschlussfähig für neue Ideen, starke Anbieter und bessere Lösungen sind.

So macht KOINNO öffentliche Beschafferinnen und Beschaffer fit im Thema Markterkundung:

• Marktpotenziale früh erkennen und realistische Anforderungen ableiten
• Innovative Anbieter, Startups und KMU gezielt sichtbar machen
• Challenges klar formulieren und lösungsoffen kommunizieren
• Vergabestrategien auf Wettbewerb, Qualität und Umsetzbarkeit ausrichten
• Risiken, Kostenrahmen und technische Machbarkeit vor der Ausschreibung besser einschätzen
• Ausschreibungsunterlagen verständlicher, marktnäher und innovationsfreundlicher gestalten

Startups als Auftragnehmer gewinnen: Vergaben zugänglich und innovationsfreundlich gestalten

Startups bringen häufig hoch spezialisierte, digitale oder neuartige Lösungen in den öffentlichen Markt. Damit sie sich gut beteiligen können, sollten Vergaben die besonderen Rahmenbedingungen junger Unternehmen berücksichtigen – etwa begrenzte Unternehmenshistorien, geringere Umsätze oder noch wenige öffentliche Referenzen.

Entscheidend sind angemessene und auftragsbezogene Eignungsanforderungen, ein schlanker Zugang zum Verfahren und eine Leistungsbeschreibung, die das zu lösende Problem statt einer bereits festgelegten Lösung in den Mittelpunkt stellt.

Öffentliche Auftraggeber können den Wettbewerb gezielt für Startups öffnen, ohne Abstriche bei Rechtssicherheit, Leistungsfähigkeit oder Qualität zu machen. KOINNO unterstützt dabei, den Markt frühzeitig anzusprechen, geeignete Vergabeverfahren und Erprobungsformate auszuwählen und die Unterlagen startupgerecht auszugestalten – vom ersten Proof of Concept bis zur skalierbaren Beschaffung.

So gestalten Vergabestellen öffentliche Ausschreibungen startup-freundlich:

• Eignungsanforderungen verhältnismäßig festlegen; überhöhte Mindestumsätze vermeiden
• Projekt-, Pilot- oder Schlüsselpersonenreferenzen statt nur Unternehmensreferenzen zulassen
• Eigenerklärungen vorsehen; Nachweise nur bei Bedarf anfordern
• Funktional und lösungsoffen ausschreiben
• Geeignete Lose bilden; Bietergemeinschaften und Nachunternehmen ermöglichen
• Unterlagen klar strukturieren, Fristen realistisch setzen und digital kommunizieren
• Qualität, Innovation, Nutzermehrwert und Skalierbarkeit angemessen gewichten
• Pilotierung oder Proof of Concept mit klaren Erfolgs- und Skalierungskriterien verbinden
• Startups über Markterkundungen und Challenges frühzeitig, diskriminierungsfrei ansprechen